Juridisch

Algemene voorwaarden

inki-pdf ·

Deze tekst is in het Nederlands en is de bindende versie; op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De elektronische handtekening voldoet aan de Europese eIDAS-verordening en heeft rechtsgevolg in de hele EU; de bescherming van persoonsgegevens volgt de Europese AVG (GDPR). Buiten de EU hangt de geldigheid van een elektronische handtekening af van het recht van dat land. De samenvatting hieronder is vertaald ter informatie; bij verschil geldt de Nederlandse tekst.

1. Wie wij zijn en waarop dit van toepassing is

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van inki-pdf: de software (de bewerker), de ondertekenservice, de website en de API. inki-pdf wordt aangeboden door (), gevestigd aan , ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer , btw-nummer . Je bereikt ons via . Hierna: "wij" en "inki-pdf". Jij bent "de klant": de persoon of organisatie die een abonnement afsluit of de dienst gebruikt.

Door een abonnement af te sluiten, het pakket te installeren of de API te gebruiken ga je akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst, die er deel van uitmaakt. Eigen inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.

2. Wat inki-pdf is

inki-pdf bestaat uit:

• De bewerker: een programma dat op de pc van de gebruiker draait en pdf-bestanden bewerkt. De bestanden die je bewerkt blijven op die pc; de bewerker stuurt ze nergens heen, behalve als je zelf op Verzenden klikt.
• De ondertekenservice: documenten die je ter ondertekening verstuurt, de persoonlijke tekenlinks, de tekenpagina voor de ondertekenaar, het logboek, het digitale zegel en het certificaat.
• De licentieserver: controleert bij het starten van de bewerker of je abonnement geldig is.
• De API (vanaf Business Pro): dezelfde functies vanuit je eigen software.

Welke functies in welk abonnement zitten staat op de website bij de prijzen en kan per abonnement verschillen (bijvoorbeeld het aantal ondertekenverzoeken per maand, het aantal ondertekenaars per document en de bewaartermijn).

3. Abonnement, looptijd en opzeggen

1. Een abonnement geldt per gebruiker (één persoon) en loopt per maand of per jaar. Het verlengt telkens vanzelf met dezelfde periode, tot je opzegt.
2. Opzeggen kan op elk moment via de link in je factuur (het klantportaal) of per e-mail. Het abonnement stopt dan aan het einde van de lopende, betaalde periode. Al betaalde bedragen betalen wij niet terug, behalve waar de wet dat voorschrijft.
3. Ben je een consument (je gebruikt inki-pdf niet voor je beroep of bedrijf), dan heb je veertien dagen bedenktijd. Omdat de dienst meteen na betaling beschikbaar is, vraag je bij het afsluiten uitdrukkelijk om direct te beginnen; voor de dagen dat je de dienst hebt gehad betaal je dan naar rato.
4. Bij Enterprise gelden de looptijd, de prijs en eventuele aanvullende afspraken uit de offerte. Waar de offerte afwijkt van deze voorwaarden, gaat de offerte voor.

4. Prijzen en betaling

1. De prijzen staan op de website, per gebruiker, exclusief btw. Bij een maandabonnement betaal je elke maand vooraf, bij een jaarabonnement elk jaar vooraf.
2. Betalen gaat via onze betaaldienst Stripe (iDEAL, automatische incasso of kaart). De factuur met btw ontvang je automatisch per e-mail. Wij slaan zelf geen bankrekening- of kaartgegevens op.
3. Mislukt een betaling, dan proberen wij het opnieuw en krijg je bericht. Blijft betaling uit, dan mogen wij de licentie opschorten tot er is betaald, en daarna het abonnement beëindigen. Documenten die ter ondertekening uitstaan blijven in die tijd bereikbaar voor de ondertekenaars tot hun bewaartermijn verstrijkt.
4. Wij mogen de prijzen aanpassen. Een prijsverhoging kondigen wij minstens dertig dagen van tevoren per e-mail aan en gaat pas in bij de eerstvolgende verlenging na die termijn. Wil je de verhoging niet, dan kun je tot die verlenging opzeggen.
5. Een kortingscode geldt zoals bij de code is aangegeven (eenmalig, een aantal maanden of zolang het abonnement loopt) en is niet inwisselbaar voor geld.

5. Licentie en gebruik

1. Je krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om inki-pdf te gebruiken voor je eigen werk, per gebruiker die je hebt afgenomen. Een gebruikersnaam is persoonlijk; deel hem niet. Voor meer mensen neem je meer gebruikers.
2. Je mag de software niet verkopen, verhuren, kopiëren voor anderen, de licentiecontrole omzeilen of de code bewerken, behalve waar dwingend recht dat toestaat.
3. Je gebruikt inki-pdf alleen voor rechtmatige doelen. Je verstuurt geen documenten met inhoud die onrechtmatig is of inbreuk maakt op rechten van anderen, en je misbruikt de dienst niet voor ongevraagde berichten.
4. Je bent verantwoordelijk voor wie je ter ondertekening uitnodigt, voor de juistheid van hun gegevens en voor het informeren van die ondertekenaars over het gebruik van hun gegevens. Daarvoor kun je naar onze privacyverklaring verwijzen; de tekenpagina doet dat ook.
5. Houd je inloggegevens geheim. Vermoed je misbruik, meld dat dan direct; wij kunnen dan een nieuw wachtwoord uitgeven.
6. Redelijk gebruik: een document is hoogstens 60 MB, een verzoek heeft hoogstens tien ondertekenaars, en wij mogen ingrijpen bij gebruik dat de dienst voor anderen hindert (bijvoorbeeld geautomatiseerd massaal verzenden buiten de afgesproken aantallen).

6. De elektronische handtekening

1. Een handtekening via inki-pdf is een elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening (EU 910/2014) en artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek. Wij leggen per ondertekening vast: naam, tijdstip, internetadres, browser, de eenmalige bevestigingscode (als je die hebt aangezet), de afbeelding van de handtekening en de vingerafdruk (SHA-256) van elke versie van het document. Daarna zetten wij een digitaal zegel in het document met ons eigen certificaat.
2. inki-pdf levert geen gekwalificeerde elektronische handtekening en geen identiteitscontrole van de ondertekenaar. De eenmalige code bevestigt dat de ondertekenaar toegang had tot het opgegeven e-mailadres of de code van jou kreeg.
3. Of een elektronische handtekening via inki-pdf voldoende is voor jouw document, beoordeel je zelf. Voor sommige documenten schrijft de wet een bepaalde vorm voor (bijvoorbeeld een notariële akte of een gekwalificeerde handtekening); daar is inki-pdf niet voor bedoeld.
4. Ons zegelcertificaat is door onszelf uitgegeven. Een pdf-lezer kan daarom "geldigheid onbekend" melden tot hij het certificaat vertrouwt; het zegel bewijst wel dat het document sinds het zegelen niet is gewijzigd. Het certificaat en het logboek kun je altijd bij ons laten controleren.

7. Documenten, bewaren en wissen

1. Documenten die je ter ondertekening verstuurt staan op onze server in de Europese Unie (Frankfurt), met een versleutelde verbinding. Je kiest per verzoek hoe lang het document na afronding blijft: 7, 14 of 30 dagen. Daarna wissen wij het document, de versies en de handtekeningafbeeldingen. Je kunt een afgerond document ook eerder zelf wissen.
2. Het logboek en de vingerafdrukken blijven na het wissen bewaard, zodat een getekend exemplaar later nog te controleren is. Wij bewaren ze hoogstens zeven jaar na afronding.
3. Van de server maken wij dagelijks een back-up die veertien dagen wordt bewaard. Een gewist document kan dus nog hoogstens veertien dagen in een back-up staan.
4. Haal het getekende document zelf op en bewaar het in je eigen administratie; na de bewaartermijn kunnen wij het niet meer leveren. De ondertekenaar krijgt dezelfde mogelijkheid op zijn tekenpagina.
5. Bestanden die je in de bewerker bewerkt zonder ze te verzenden, komen niet bij ons. Daarvoor zorg je zelf voor opslag en back-up.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

1. Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken werking. Onderhoud en updates kunnen de dienst kort onderbreken; waar mogelijk doen wij dat buiten kantooruren.
2. Ondersteuning gaat per e-mail via , in Business Pro en Enterprise ook per telefoon. Afspraken over reactietijden (SLA) gelden alleen voor Enterprise, zoals in de offerte vastgelegd.
3. Wij mogen de dienst verbeteren en functies wijzigen. Vervalt een functie die voor jouw abonnement wezenlijk is, dan laten wij dat minstens dertig dagen van tevoren weten.

9. Intellectueel eigendom

Alle rechten op inki-pdf (software, website, teksten, merk, de octopus) liggen bij ons of onze licentiegevers. Je krijgt alleen het gebruiksrecht uit artikel 5. De documenten die je bewerkt of verstuurt blijven van jou; wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren.

10. Persoonsgegevens

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan staat in de privacyverklaring. Voor de gegevens van jouw ondertekenaars en van de mensen in je documenten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

11. Aansprakelijkheid

1. Onze aansprakelijkheid voor schade uit of in verband met de overeenkomst is per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen telt als één) beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald, met een maximum van € 5.000.
2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens die je zelf had kunnen bewaren, of schade door een document dat je zelf ter ondertekening hebt aangeboden.
3. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leiding, en niet waar de wet een beperking verbiedt.
4. Een vordering vervalt als je ons niet binnen twaalf maanden na ontdekking van de schade schriftelijk aansprakelijk hebt gesteld.

12. Overmacht

Wij hoeven niet na te komen zolang dat door overmacht niet kan: storingen bij onze hoster, betaaldienst of mailprovider, internetstoringen, cyberaanvallen, stroomuitval, overheidsmaatregelen en vergelijkbare omstandigheden buiten onze invloed. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen voor het deel dat niet is nagekomen.

13. Einde van de overeenkomst

1. Bij het einde van het abonnement stopt de toegang tot de bewerker en de API. Verzoeken die nog uitstaan kunnen de ondertekenaars nog afronden tot hun bewaartermijn verstrijkt; haal je getekende documenten voor het einde op.
2. Wij mogen de overeenkomst per direct beëindigen als je deze voorwaarden ernstig schendt (bijvoorbeeld misbruik, niet betalen na herinnering, of onrechtmatige inhoud) en dat na een waarschuwing niet herstelt.
3. Artikelen die naar hun aard doorlopen (bewaren, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, toepasselijk recht) blijven na het einde gelden.

14. Wijzigingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging die voor jou nadelig is, kondigen wij minstens dertig dagen van tevoren aan per e-mail of in de bewerker. Ga je niet akkoord, dan kun je tot de ingangsdatum opzeggen; anders geldt de nieuwe versie vanaf die datum. De geldende versie staat altijd op /voorwaarden.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij eerst in overleg voor; lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement van onze vestigingsplaats bevoegd, tenzij de wet voor een consument een andere rechter aanwijst. Een consument kan ook gebruikmaken van het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting.